De bijtelling privégebruik auto anno 2019 in de loonheffingen

Hoogte bijtelling bij wisseling auto’s en overschrijding 500 privékilometers
Het bepalen van de juiste bijtelling wegens privégebruik is niet altijd eenvoudig. En hoeverre loopt u als werkgever fiscaal risico bij een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik’ en bij een contractueel verbod tot privégebruik?
12 apr 2019 Laatst gewijzigd: 6 mei 2019 Kennis mr. Bart Agerbeek

Bijtelling privégebruik auto in het kort

Als een werkgever aan een werknemer een auto ter beschikking stelt, kan de werknemer  het voertuig ook aanwenden voor privégebruik. Hetzelfde geldt als een vennootschap de auto aan haar directeur-grootaandeelhouder ter beschikking stelt, en ook voor een zelfstandig ondernemer die een tot het ondernemingsvermogen behorende auto ook voor privéritten gebruikt. Voor dit privégebruik wordt voor zowel de inkomsten- als de loonbelasting een bedrag als te belasten voordeel bij het inkomen of loon geteld, de bijtelling (ook wel autokostenforfait genoemd).

Hoe hoog bedraagt de bijtelling?

Het voordeel van het gebruik van de auto voor privédoeleinden is belast loon in natura en hiervoor moet bij de werknemer dus een bedrag tot het loon voor de loonheffingen worden geteld, de fiscale bijtelling. Met betrekking tot de bijtelling in de loonheffingen wordt deze altijd tot het belastbare loon gerekend. Dit betekent dat dit loonbestanddeel niet is aan te wijzen als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling.

Het bedrag dat bij het loon of inkomen moet worden geteld bedraagt in principe 22% van de cataloguswaarde van de auto. Voor auto’s met een CO2-uitstoot van nihil geldt een lager percentage van 4%. Het gaat hierbij om volledig elektrische auto’s en auto’s die rijden op waterstof (al rijden deze nog niet in grote aantallen rond).

De bijtelling kan achterwege blijven als het privégebruik op kalenderjaarbasis niet hoger is dan 500 kilometer. Is er op jaarbasis sprake van meer dan 500 privékilometers, dan moet de bijtelling plaatsvinden voor de loontijdvakken in het betreffende  kalenderjaar dat een auto ter beschikking staat. Staat de auto slechts een beperkt aantal loontijdvakken in het kalenderjaar ter beschikking, dan moet de bijtelling voor deze auto tijdsevenredig voor de betreffende tijdvakken worden toegepast.  De genoemde grens van 500 kilometer wordt hierbij eveneens naar evenredigheid verminderd.

Voorbeeld 1
Een werkneemster krijgt per 1 oktober 2019 een leaseauto (cataloguswaarde € 45.000) van haar werkgever. De auto wordt voornamelijk voor woon-werkverkeer gebruikt en voor dienstreizen naar klanten. De werkneemster houdt een rittenadministratie bij en de werkgever houdt voor de maanden oktober en november geen rekening met een bijtelling. In  december 2019 besluit de werkneemster om alsnog de kerstdagen met familie in de Ardennen door te brengen en rijdt met de auto heen en terug. Uiteindelijk blijkt dat zij in de periode oktober tot en met december in ieder geval ongeveer 200 privékilometers maakt. Herrekend naar een heel jaar wordt de 500-kilometergrens overschreden, ook als de werkneemster in de maanden oktober en november verder geen privékilometers meer rijdt,  en bedraagt de bijtelling op jaarbasis (22% x € 45.000) = € 9.900. Over de maanden oktober tot en met december moet de werknemer iedere maand uitgaan van een bijtelling van (1/12 x (€ 45.000 x 22%) = € 825. Dus in totaal € 2.475 (3 x € 825). Voor de verstreken tijdvakken kan dit gecorrigeerd worden, hetgeen de werkgever kan doen via correctieberichten.

Tenaamstelling
Voor auto’s die in de jaren voor 2018 voor het eerst op naam zijn gesteld gelden de percentages voor bijtelling die in de betreffende jaren van toepassing waren, waarbij deze van toepassing blijven voor de eerste 60 maanden (5 jaren) na de eerste tenaamstelling. Deze bijdrage gaat daar verder niet op in.

Eigen bijdrage alleen in mindering voor zover betrekking op privégebruik

In de praktijk komt het regelmatig voor dat werkgevers van werknemers een bijdrage vragen. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit het verschil tussen de werkelijke prijs van de auto en beschikbare leasenorm, brandstofkosten in het buitenland, parkeer- en tolgelden of een bijdrage bij schade.

U moet er rekening mee houden dat een bijdrage van de werknemer alleen in mindering kan komen op de bijtelling voor zover deze bijdrage betrekking heeft op het privégebruik. Bij de afspraken hierover is het dan ook raadzaam om schriftelijk vast te leggen dat bijvoorbeeld de bijdrage bij een leaseprijs boven de norm of de in het buitenland zelf betaalde brandstofkosten volledig als bijdrage voor het privégebruik heeft te gelden.

Elektrische auto’s met cataloguswaarde hoger dan € 50.000

De bijtelling voor auto’s zonder CO2-uitstoot bedraagt dus 4% van de cataloguswaarde. Sommige van deze volledige elektrische of op waterstof rijdende auto’s zijn echter nogal prijzig. Dit levert volgens de wetgever een onevenredig voordeel op van het privégebruik. Voor volledig elektrische auto’s die vanaf 1 januari 2019 voor het eerst op naam zijn gesteld is de bijtelling van 4% alleen van toepassing voor zover de grondslag voor de bijtelling niet hoger is dan € 50.000. Voor het deel van de cataloguswaarde hoger dan € 50.000 geldt de algemene bijtelling van 22%. Voor auto’s op waterstof geldt nog wel over de gehele grondslag de verlaagde bijtelling van 4%.

60-maandentermijn
De nieuwe bijtellingsregels voor auto’s kunnen ook gevolgen hebben voor auto’s die voor het eerst op naam zijn gesteld vóór 1 januari 2017. Indien met betrekking tot deze auto’s de termijn van 60 maanden (oftewel 5 jaren) is verstreken, is vanaf 1 januari 2019 de verlaagde bijtelling van 4% alleen van toepassing voor zover de grondslag voor de bijtelling niet hoger is dan € 50.000. Het meerdere wordt belast met een bijtelling van 25%. Als het gaat om de bepaling van de bijtelling voor het jaar 2019, gaat hier dus om auto’s met een eerste tenaamstelling in 2013 en daarvoor.

Youngtimers

Met betrekking tot auto’s van 15 jaar en ouder, de zogeheten ‘youngtimers’, geldt een andere wijze voor de bepaling van de bijtelling. Hier wordt de waarde in het economisch verkeer (de dagwaarde) als basis genomen voor de bijtelling, waarbij het bijtellingspercentage gesteld wordt op 35% (in plaats van 22%).

Aanpassing bijtelling bij wijziging gebruik auto

Naast het slechts gedurende bepaalde loontijdvakken beschikken over een auto zijn er ook andere omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de mate waarin de auto daadwerkelijk door de werknemer wordt gebruikt voor privédoeleinden en de hoogte van de bijtelling. Als de werkgever een auto verstrekt aan de werknemer in verband met de uitoefening van de dienstbetrekking, dan heeft de werknemer de vrijheid om de auto ook voor privédoeleinden aan te wenden. De feiten en omstandigheden kunnen echter zodanig zijn dat het gebruiken voor privédoeleinden niet mogelijk is of anderszins niet voor de hand ligt. Het is hierbij aan de werknemer en werkgever om dit aannemelijk te maken.

Geen bijtelling bij ziekte
Als vastgesteld is dat de werknemer ziek is waardoor hij vrijwel niet kan autorijden, dan kan aannemelijk zijn dat er daadwerkelijk geen gebruik is gemaakt van de auto en er geen grond is voor een bijtelling.

Wisseling auto gedurende jaar
Om verschillende redenen kan een door de werkgever ter beschikking gestelde auto niet een geheel jaar aan de werknemer ter beschikking staan. Zo kunt u denken aan de situatie waarin de werknemer in de loop van het jaar een auto van de zaak krijgt, uit dienst treedt en de auto weer moet inleveren of de leaseperiode eindigt en de werknemer een nieuwe auto kan uitzoeken. Of als de werknemer bij schade tijdelijk een vervangende auto moet rijden. De bijtelling voor de ter beschikking gestelde auto in verband met het privégebruik is gekoppeld aan de cataloguswaarde. Als in een loontijdvak een andere auto wordt gereden, dan wijzigt ook de hoogte van de bijtelling.

In verband met het aflopen van leasecontracten, waarbij de werknemer de auto inlevert en een nieuwe auto mag uitzoeken (of waar de werkgever dit voor hem doet), komt het veelvuldig voor dat een werknemer in een jaar volgtijdelijk meerdere auto’s ter beschikking staan. Voor de bijtelling in verband met het privégebruik heeft het wisselen van de auto tot gevolg dat vanaf het vervangingsmoment de bijtelling wordt bepaald door de nieuwe of vervangende auto. Voor de periode van de oude en de nieuwe auto moet u de toepasselijke bijtelling dus toepassen naar evenredigheid van de betreffende periode waarin deze aan de werknemer ter beschikking staat. U zult dus de bijtelling moeten aanpassen met ingang van het loontijdvak waarin de nieuwe auto aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld.

Voorbeeld 2
Een werknemer treedt in dienst op 1 april 2019. Hij rijdt maandelijks 80 privékilometers. De toepasselijkheid van de bijtelling is dus een gegeven. Vanaf 1 april tot en met 31 mei rijdt hij in een zogeheten ‘voorloopauto’ met een cataloguswaarde van € 60.000. De bijtelling over de maanden april en mei is: € 60.000 x 22% x 1/12 = € 1.100 per maand. In juni en juli heeft hij geen auto ter beschikking.

Vanaf 1 augustus kan hij beschikken over de door hem uitgekozen leaseauto met een cataloguswaarde van € 90.000. De bijtelling over deze auto vanaf augustus tot en met december bedraagt: € 90.000 x 22% x 5/12 = € 8.250. Dat is € 1.650 per maand.

Geen bijtelling bij minder dan 500 privékilometers op jaarbasis

De loonbijtelling voor de aan de werknemer ter beschikking gestelde auto kan achterwege blijven als de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometers voor privédoeleinden wordt gebruikt. Dit moeten werkgever en werknemer wel aannemelijk kunnen maken.

Verklaring geen privégebruik
De werknemer kan in de eerste plaats zelf een Verklaring géén privégebruik aanvragen. Dit is een in de praktijk een veel toegepaste methode om de loonbijtelling te voorkomen. Als werkgever kunt u, als de werknemer deze verklaring overlegt, de loonbijtelling achterwege laten. Als bij controle blijkt dat er wel degelijk méér dan 500 privékilometers zijn gereden, dan loopt de werknemer het naheffingsrisico. In dit kader is het dus aan te raden dat de werknemer in ieder geval zelf een kilometeradministratie bijhoudt.

Toch meer dan 500 kilometer privé gereden?
Mogelijk heeft de werknemer een Verklaring geen privégebruik aan u overlegd. U hoeft overeenkomstig geen bijtelling te doen, want de werknemer rijdt minder dan 500 privékilometers (dat verklaart hij althans). Indien de werknemer vanaf het begin van het jaar al in de auto rijdt en over een Verklaring geen privégebruik beschikt maar in oktober besluit alsnog met de auto naar Parijs te rijden, dan geldt voormelde systematiek ook. In oktober is duidelijk dat de werknemer toch meer dan 500 privékilometers rijdt in dat jaar. De werkgever moet vanaf oktober iedere maand 1/12 van de bijtelling toepassen. De werknemer heeft daarbij in de inkomstenbelasting nog een ander probleem: hij moet daar de overige 9/12 van de bijtelling aangeven als inkomsten uit dienstbetrekking.

Verbod op privégebruik
Een werkgever kan aan de berijders van de voertuigen een verbod opleggen om privékilometers te rijden. Houdt er rekening mee dat de schriftelijke en administratieve vastlegging hiervan belangrijk is. Om via een verbod op privégebruik de bijtelling terecht de bijtelling achterwege te kunnen laten is het volgende noodzakelijk:

- een schriftelijke vastlegging richting werknemers dat zij geen ritten mogen maken voor privédoeleinden;

- deze schriftelijke vastlegging bewaren bij de salarisadministratie;

- de naleving hiervan controleren;

- bij overtreding van het verbod een passende sanctie opleggen.

Voor een goede controle van het verbod is het raadzaam om van de werknemer te vragen dat hij een sluitende kilometeradministratie voert, die de werkgever kan controleren. De wijze waarop een sluitende kilometeradministratie wordt gevoerd is vrij uitgebreid omschreven (zie ook het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst). De meest praktische handelwijze is het hanteren van een trackingsysteem dat in de auto wordt geplaatst.

Ook kunt u denken aan een regeling waarbij de afspraken dusdanig zijn dat het feitelijk onmogelijk is om de auto buiten werktijd te gebruiken. Hierbij kan de auto niet buiten werktijd gebruikt worden, bijvoorbeeld omdat de auto na werktijd verplicht op het terrein van de werkgever moet achterblijven. Bij deze maatregel is het realiteitsgehalte ervan te onderbouwen, bijvoorbeeld omdat de auto na werktijd buiten werktijd op een afgesloten bedrijfsterrein of garage achterblijft. Naar haar aard is dit een methode die in de praktijk bij uitstek geschikt is voor toepassing op bestelauto’s.

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik
Voor bestelauto’s is  er een speciale regeling waarbij aan de fiscus een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik wordt gevraagd. Deze verklaring vragen werknemer en werkgever gezamenlijk aan. De verklaring houdt in dat de werknemer uitsluitend zakelijke kilometers rijdt en dus geen enkele privékilometer. De Belastingdienst stelt hierbij niet de voorwaarde dat een kilometeradministratie wordt gevoerd. In de praktijk is het echter zeer aan te raden om dit toch te doen. De werkgever tekent er samen met de werknemer voor dat er geen privékilometers met de bestelauto worden gereden. Blijkt dat toch het geval te zijn, dan loopt de werkgever vervolgens het risico dat de fiscus alsnog de loonheffingen over de bijtelling naheft. Met andere woorden, ook als u gebruik maakt van een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik, dan is het raadzaam om wel van de werknemer een kilometerregistratie te vragen en deze te controleren.

Eindheffing voor bestelauto’s

Bij bestelauto’s kan het voorkomen dat het betreffende voertuig in verband met de inrichting en het daadwerkelijke gebruik in de praktijk niet of nauwelijks geschikt is om te gebruiken voor privédoeleinden. U kunt denken aan voertuigen waarbij er geen bijrijdersstoel is en ook zitplaatsen achter ontbreken, dan wel voertuigen die door het gebruik voor het werk zodanig vervuild zijn dat privégebruik niet voor de hand ligt.

Ook specifiek voor bestelauto’s kan gelden dat zij in de praktijk ter beschikking staan aan meerdere personen en het gebruik dusdanig wisselt dat een nauwkeurige administratie praktisch zeer lastig is. Voor deze situaties waarin bestelauto’s door de aard van het werk doorlopend afwisselend door meerdere werknemers worden gebruikt, kan de werkgever een eindheffing toepassen. De werkgever betaalt dan per voertuig € 300 per kalenderjaar en hoeft dan verder geen kilometeradministratie bij te (laten) houden.

Conclusie

Het is en blijft in de praktijk belangrijk dat u goed oplet of al dan niet een bijtelling moet worden toegepast en welke maatregelen u hierbij moet nemen voor een juiste toepassing van de duur en omvang van de bijteling. Is sprake van het beschikbaar stellen van een auto, staat deze ook ter beschikking voor privégebruik, kan de door de werknemer betaalde bijdrage volledig in mindering komen op de bijtelling, en wat is de omvang van het privégebruik? Indien u voor werknemers de bijtelling niet toepast moet het ontbreken van privégebruik, of in ieder geval niet meer bedragen dan 500 kilometers per jaar, goed onderbouwd kunnen worden.

Heeft u vragen hierover, neem dan gerust vrijblijvend contact op.

Auteur

Agerbeek_Bart_foto.jpg

mr. Bart Agerbeek

Agerbeek Advies
Vught
Specialisme(n): Loonheffingen, sociale verzekering
Profiel
Neem contact op voor een gratis consult
Fiscaalconsult

Fiscaalconsult is het kenniscentrum en online adviesplatform voor financiële of juridische dienstverleners, als ook controllers van ondernemingen die op zoek zijn naar fiscale expertise.

Fiscaalconsult
Kanaalpark 157
2321 JW Leiden

Volg ons op

 
Fiscaal nieuws ontvangen?

Fiscaal nieuws ontvangen?

Ja, stuur mij de nieuwsbrief met fiscale updates en ontwikkelingen. Gegevensverwerking en verzending overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). U ontvangt maximaal 1 nieuwsbrief per week.

Controleer nu uw mailbox

U ontvangt een bericht met instructies om uw e-mailadres te bevestigen.

Fiscaalconsult © 2019. Alle rechten voorbehouden. Privacybeleid en disclaimer

Ready for Online Business
1
0
1